Gestire cantieri è complesso e gestire cantieri a distanza aumenta in maniera significativa la complessità e ogni errore può costare molto caro. Vediamo come gestire questa situazione al meglio con gli strumenti che abbiamo a disposizione oggi insieme ad una corretta pianificazione e processi ben definiti.
Gestire un cantiere a distanza è più difficile a livello comunicativo perché se si è abituati ad andare in cantiere per ogni piccola cosa, con distanze di centinaia di chilometri non sarebbe ne veloce ne conveniente.
Oggi con un cellulare si può parlare direttamente con l’impresa edile in cantiere, piuttosto che con l’elettricista. All’occorrenza una videotelefonata può essere molto utile per chiarire le questioni più difficili da interpretare al telefono. Siamo molto fortunati oggi, se penso a quando c’erano ancora i telefoni a gettoni dentro alle cabine della Telecom e ai fax con carta termica per inviare i documenti, allora sì che per ogni cosa occorreva prendere su la macchina o salire su un treno.
Anche se siamo aiutati dalla tecnologia occorre pianificare il processo al meglio perché un errore a distanza può costare migliaia di euro e l’errore è dietro l’angolo se non si prendono le giuste precauzioni.
Un cantiere a Milano
Prendo spunto per questo articolo sulla gestione dei cantieri a distanza da un lavoro che abbiamo eseguito a Milano. Milano dista circa 300km dalla nostra sede e per arrivare occorrono 3 ore circa (se si è fortunati con il traffico), in sostanza occorre investire 1 giorno per ogni sopralluogo.
Parleremo della gestione del cantiere e non del preventivo, presumendo che il lavoro sia già stato acquisito e che il cliente sia già stato da noi per visionare i nostri prodotti e manifestare interesse verso di essi.
Faccio questa premessa perché iniziare un cantiere a distanza con un cliente che ha visto solo il nostro preventivo inviato via mail non è la scelta più saggia per investire il nostro tempo. Oltre al rischio di fare dei giri a vuoto ci si mette in una condizione che non auguro a nessun serramentista, quella che a serramenti installati il committente dica: “questi serramenti non sono quelli che volevo” e non avendoli mai visti potrebbe iniziare una spiacevolissima e onerosissima odissea.
Quindi, prima di salire in macchine e allacciare le cinture fatelo fare ai vostri potenziali clienti. Non solo per voi ma anche per loro, perché possano vedere, capire e apprezzare tutto quello che potete offrirgli.
I processi aziendali
I processi aziendali sono fondamentali in ogni azienda per essere efficienti, ma lo sono ancor di più quando si lavora a distanza.
Occorre avere un processo ben definito che identifichi tutte le macrofasi della gestione del cantiere che potrebbe essere strutturato in questo modo:
- Inizio lavori
- Progettazione controtelai
- Misure controtelai (occorre sopralluogo)
- Produzione controtelai
- Posa controtelai
- Misure definitive
- Produzione/ordine infissi
- Posa infissi
- Fine lavori
In alcune di queste fasi sarà obbligatorio eseguire un sopralluogo, in altre è superfluo e non necessario. Ad esempio in una nuova costruzione si potrebbe iniziare la progettazione dei controtelai a distanza, discutere con la D.L. le soluzioni proposte tramite mail/telefono e recarsi in cantiere con le tavole di posa realizzate per verificare le stesse e verificare le quote grezze. Nell’occasione si potrebbe iniziare ad istruire l’impresa sulle quote da rispettare per i fori grezzi e via di seguito.
All’interno dei processi va individuata una fase in cui si definiscono tutte le caratteristiche che dovranno avere i serramenti come il colore, le maniglie, eventuali opzioni. Spesso è difficile poter scegliere tutto in fase di preventivo, soprattutto in una nuova costruzione dove ancora occorre definire la tinteggiatura, i pavimenti eccetera.
Le scelte del cliente
Nel cantiere di esempio avevamo stabilito in fase di preventivo che tutti i serramenti dovevano avere una classe di resistenza RC2, vetri tripli e guide affogate a pavimento per gli elementi scorrevoli.
Poi durante lo svolgimento dei lavori, il committente ha voluto inserire i contatti di allarme, ha scelto i colori, le maniglie, le finiture della porta blindata e tanti altri piccoli dettagli.
Per aiutarci nella fase delle scelte definitive abbiamo delle check-list sia per infissi che per tutti gli altri componenti (esempio tapparelle, persiane, zanzariere, porte) in cui occorre definire ogni piccolo dettaglio.
Avere delle check-list da compilare rende impossibile dimenticare qualche scelta, abbassa la possibilità di errore e ci rende più efficienti.
Questa fase possibilmente è da fare presso la nostra sede dove abbiamo tutti i campioni e i materiali che possono servire da fare visionare al cliente e così abbiamo fatto anche nel cantiere in oggetto.
La fase di scelta va fatta entro e non oltre la presa delle misure definitive perché dopo quella fase occorre mettere in produzione o ordinare gli infissi.
Sopralluoghi indispensabili
Abbiamo visto che il promo sopralluogo indispensabile è quello preliminare dove facciamo le prime verifiche utili per poter mettere in produzione i controtelai.
In quella fase si inizia ad istruire l’impresa edile e si verifica il cantiere a livello logistico, se ad esempio occorrono mezzi pesanti, gru eccetera.
Il secondo sopralluogo indispensabile è la presa delle misure esecutive da effettuarsi dopo la posa dei controtelai. In questa fase, naturalmente occorre verificare che i controtelai siano stati posati secondo progetto.
Se il cantiere è particolarmente complesso e/o si percepisce una difficoltà dell’impresa edile per la posa dei controtelai si può prospettare alla D.L. di eseguire noi stessi la posa dei controtelai o se questo non è possibile è consigliabile fare posare un controtelaio tipico per ogni soluzione e verificarne la corretta posa.
A volte può essere meglio fare un sopralluogo in più che ritrovarsi con tutti i controtelai posati in modo errato e con una situazione sgradevole per tutti.
Le procedure
In azienda occorre avere delle procedure per tutte le attività che dobbiamo fare e tra quelle più delicate ci sono quelle relative alla posa in opera.
Occorre mettere la squadra di posa nelle migliori condizioni possibili per non avere sorprese, per non ritrovarsi nella situazione in cui manca qualcosa e non è possibile completare il cantiere.
Dover tornare in cantiere per una dimenticanza può costare molto caro, un giorno di lavoro, centinaia di chilometri, benzina autostrada: se si è “fortunati” se ne vanno almeno 1.000 euro.
Per non correre questo rischio le procedure aziendali ci possono aiutare tanto perché ci ricordano cosa dobbiamo fare, chi lo deve fare e quando deve essere fatto.
Le procedure migliori sono quelle che vengono aggiornate, quando si verifica un problema, una mancanza o una possibile miglioria occorre aggiornare la relativa procedura.
E’ impostante avere delle procedure per tutte le fasi che accompagnano un cliente, dalla gestione della prima telefonata (quando ancora non è neppure un nostro cliente) alla fase di assistenza (quando abbiamo già finito il lavoro).
Creare le procedure è un grosso lavoro ma una volta create ci aiutano ogni giorno a gestire al meglio i cantieri, ci danno chiarezza e rende più semplice inserire nuovi collaboratori perché quando dovranno eseguire un compito avranno la procedura che li guiderà esattamente e soprattutto nella maniera che noi vogliamo.
Ciao e al prossimo articolo,
William Bisacchi
Articolo pubblicato sulla rivista Nuova Finestra di Marzo 2024
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