Gestire la produzione di serramenti durante un’emergenza

Mentre scrivo questo articolo, tutta l’Italia e buona parte del mondo è sottoposta ad una grande emergenza, il corona virus convid-19.

Se sei un serramentista e mi stai leggendo, anche tu hai avuto gravi problemi dovendo sospendere la produzione dei serramenti.

Lo so bene come ci si sente: inermi, increduli, arrabbiati e preoccupati. Un mix letale di queste emozioni.

In questo articolo, scoprirai cosa occorre fare in situazioni di emergenza come quella che abbiamo vissuto nella primavera 2020, non ti prometto che tutti i tuoi guai spariranno, ma puoi stare certo che sfrutterai il tuo tempo nel miglior modo possibile e di conseguenza anche il tuo stato d’animo potrà cambiare così come è cambiato il mio.

Le emergenze sono imprevedibili

Le emergenze nascono dai cosiddetti “cigni neri”, eventi imprevedibili che per loro natura non puoi prevedere. Puoi avere anche tutte le assicurazioni del caso, ma stai pur certo che a un “cigno nero” non avevi pensato.

Potrebbe succedere un evento imprevedibile nel tuo paese, nella tua regione, nel mondo o addirittura nell’universo. Potrebbe essere un evento economico, politico, sanitario o di altra natura. la lista potrebbe essere infinita e sono sicuro che esiste un’emergenza alla quale nessuno aveva mai pensato prima.

Sarò franco e diretto come sempre, non esiste nessun sistema che ti metterà al riparo da un’emergenza. Un’emergenza prima o poi arriverà, e occorre avere la chiarezza mentale di quello che possiamo e non possiamo fare.

Gestire la produzione di serramenti durante un’emergenza

La prima cosa che devi fare in caso di emergenza è pensare a mettere in sicurezza la tua azienda, gli asset più importanti. Pensa alla tua azienda come alla tua famiglia, se ci fosse un incendio a cosa penseresti prima? Probabilmente penseresti ai tuoi figli, alla tua compagna/, ai genitori e poi a tutto il resto.

In caso di emergenza nella tua azienda di produzione serramenti gli asset più importanti sono:

1. Collaboratori
2. Clienti
3. Fornitori

E’ importante comunicare ad ognuno di loro con chiarezza quello che intendi fare. I collaboratori avranno interesse a sapere cosa dovranno fare, se potranno continuare a fare il loro lavoro, se saranno disponibili degli ammortizzatori sociali e cosa succederà una volta che l’emergenza sarà finita.

I clienti vorranno essere informati e rassicurati sullo stato del proprio lavoro, probabilmente ti hanno dato degli acconti ed è giusto che sappiano che cosa succederà e come pensi di gestire l’emergenza.

Emergenza e fornitori

I fornitori vorranno sapere se potranno consegnare il materiale che gli hai ordinato e soprattutto saranno molto preoccupati degli incassi. A questo proposito, l’emergenza del convid-19 ci ha mostrato il vero volto di alcuni fornitori, che invece di aiutare il proprio partner (come gli piace chiamarlo quando va tutto bene) si sono messi sulla difensiva, chiedendo condizioni di pagamento molto più restrittive e solo a loro vantaggio.

Se non lo hai ancora fatto, ti invito a riflettere molto bene su chi è veramente tuo partner e su chi pensa solo a sfruttarti. Ti consiglio di scegliere i tuoi fornitori anche in funzione di questo parametro. Ti do una mappa per aiutarti a sceglier e i migliori fornitori per un’azienda di serramenti.

Il migliore fornitore deve avere un mix di queste 3 caratteristiche:

• Prodotto (un prodotto che ti soddisfi)
• Servizio (un servizio impeccabile)
• Rapporto (essere veramente un partner)

Dai un valore da 1 a 10 di ognuna delle 3 caratteristiche e otterrai la mappa per scegliere il fornitore perfetto che avrà punteggio di 30. Attenzione non basta avere il punteggio migliore, ma occorre che nessuna delle 3 caratteristiche abbia meno della sufficienza (6 punti).

Dalle emergenze vengono fuori le vere persone

Dalle emergenze si impara sempre qualcosa e vengono fuori le vere “facce” delle persone e delle aziende. Questo vale per fornitori ma anche per clienti e per i collaboratori.

Non dimenticarti mai che nei momenti difficili nascono grandi opportunità, in questo caso non perdere l’occasione per premiare o per “eliminare” chi non è in linea con i tuoi obiettivi aziendali e chi non ha a cuore l’azienda.

Lo so, sono duro, ma cosa racconteresti poi a tua moglie, ai tuoi figli e ai tuoi amici se l’azienda va a rotoli per colpa di qualche fornitore, cliente o collaboratore che pensa solo ai propri interessi? Che sei stato troppo buono? Sicuro che ti capirebbero?

Viceversa, perchè non premiare quelle persone e aziende che si sono rivelate utili a salvare la situazione? So cosa stai pensando, come faccio a premiare qualcuno se dopo un’emergenza mi ritrovo “senza un becco di un quattrino”? Non confondere mai un premio con una mancia, non si vive di soli soldi. Un premio può avere mille forme, e a volte alcune forme “emozionali” valgono molto più dei soldi. A volte, non è costoso sorprendere qualcuno con un gesto inaspettato.

Cosa non fare durante un’emergenza

La prima cosa da non fare, è farsi prendere dal panico e non fare quello che abbiamo appena visto insieme.

Mettere a rischio i propri asset (collaboratori-clienti-fornitori) con manovre assurde, come promozioni sottocosto per generare fatturato istantaneo e dannoso.

Molti serramentisti non possono vedere la produzione ferma, è un attaccamento emotivo alla produzione, ma prendere dei lavori sottocosto solo per fare “girare” l’officina non è una cosa saggia da fare durante un emergenza.

Durante le emergenze, purtroppo, ci sono molti sciacalli che cercano di avere un vantaggio da un problema altrui. Ti potrebbero capitare ad esempio, dei clienti che facendo leva sulla situazione, sarebbero in grado di chiederti sconti assurdi a fronte di una liquidità immediata.

Se vuoi bene alla tua azienda e a tutti quelli che ne ruotano attorno non cedere agli sciacalli di turno. Lo so che è difficile quando hai bisogno di soldi, ma è come chiedere un prestito ad uno strozzino, lì per lì sei “salvo” ma poi che succede?

Emergenza e attività utili

Le emergenze non sono tutte uguali, ma quelle più gravi, purtroppo hanno qualcosa in comune: Il blocco totale della produzione.

Cosa fare allora? Puoi iniziare a fare quelle attività che sai essere molto importanti ma non hai mai tempo di fare. Continui a raccontarti che le farai il mese prossimo, l’anno prossimo eccetera.

Ci sono 2 tipi di attività: Quelle molto importanti e quelle poco importanti. Entrambe queste attività possono essere urgentissime o non urgenti.

In questo momento devi concentrarti su tutte quelle attività molto importanti e non urgenti. Infatti le attività di questo tipo sono quelle che vengono rimandate sempre (perchè non urgenti) ma sono molto importanti e devi farle! Quale miglior momento, se non quando si ha più tempo a disposizione?

Quali potrebbero essere queste attività? Andiamo a vederne qualcuna.

Organizzare il layout produttivo

Se sicuro che la disposizione dell’officina, dei macchinari, delle fasi di lavorazione e del magazzino in ingresso e in uscita sono ottimizzate per rendere il lavoro più veloce o più accurato?

Per prima cosa devi avere un obiettivo chiaro. Vuoi una produzione più veloce? Una produzione più accurata? Vuoi snellire il processo produttivo? Vuoi rendere l’ambiente di lavoro più confortevole?

Pensa ai problemi che si verificano più spesso durante il processo produttivo. Trova una soluzione per eliminare o attenuare quei problemi.

Se non hai nessuna idea da dove partire, inizia mettendo su carta quello che già stai facendo, descrivi tutto il processo, fase per fase. Da quando entrano le materie prime a quando escono i serramenti finiti.

In ogni fase, metti anche il tempo occorrente e quando hai una mappa completa, inizia a pensare dove ci sono i cosiddetti “colli di bottiglia” e dove si può apportare un miglioramento.

Ti consiglio di leggere qualche libro sulla lean production (produzione snella), un metodo di ottimizzazione messo in atto inizialmente da Toyota (la multinazionale giapponese con utili molto elevai) e poi sviluppato anche in occidente.

La lean production di basa su principi base della cultura giapponese, principalmente in disposizione con ordine, pulizia, procedure e miglioramento continuo (principio kaizen). Potrai trovare degli spunti molto interessanti sia per una grande che per una piccola officina.

Produzione e procedure

Ora che hai fatto il quadro della situazione e descritto tutto il tuo processo produttivo, se ancora non ne hai, ti sarà facile poter creare delle procedure di lavorazione e se già le possiedi, puoi rivederle e ottimizzarle (miglioramento continuo con metodo kaizen).

Quando scrivi le procedure, devi descrivere le attività come se stessi spiegando a qualcuno che non ha mai fatto quel lavoro prima, un apprendista al suo primo giorno di lavoro. Così facendo, un domani quando dovrai assumere qualcuno, non dovrai stare mesi a spiegare tutto, ma l’80% verrà fatto in “automatico” dalle procedure.

Quante volte succede che ad un nuovo assunto al primo giorno di lavoro lo si mette a spazzare il pavimento o a fare altri compiti senza senso perchè non si ha il tempo di insegnargli? Non sarebbe stato più facile mandargli le nostre procedure qualche settimana prima in modo che possa iniziare a studiarle e iniziare il nuovo lavoro più preparato già al primo giorno?

Nelle procedure è importante che ci sia anche la nostra mission aziendale, i nostri valori e le nostre regole. Solo avendo un quadro completo e chiaro, le procedure potranno funzionare.

Produzione e formazione

Abbiamo ri-progettato, ottimizzato e procedurizzato il tutto e adesso cosa manca? Manca la comunicazione alla squadra di quello che si è fatto e degli obiettivi che si vogliono raggiungere.

In un momento di emergenza è importante fare formazione perchè è una di quelle attività, come abbiamo visto inizialmente, molto importanti e non urgenti.

Fare formazione non è difficile se si sono svolte tutte le attività che abbiamo visto fino adesso. Serve lucidità mentale di obiettivi, una lavagna e un calendario. Perché ho scritto calendario? perchè se ad un’attività non destiniamo una scadenza, ripartirà il loop del: “adesso la organizzo”, “domani”, “settimana prossima” e via di seguito.

Quando invece una cosa la metti a calendario e lo comunichi a chi deve prenderne parte fa tutta la differenza del mondo. Hai preso un impegno con te stesso e con gli altri e lo rispetterai.

Puoi anche pensare di fare delle registrazioni video, ti saranno utili con i nuovi assunti.

So cosa stai pensando “figurati se i nuovi entrati li guarderanno”. Ti rispondo con un metodo, che oltre a risolvere il problema alla radice, ti insegnerà come fare i colloqui di lavoro più fruttuosi e efficaci che hai mai fatto: Dai procedure e video della tua formazione ai candidati, li interroghi durante il colloquio e dalle risposte capirai chi si è impegnato (e si impegnerà anche in futuro) e chi invece cerca solo lo stipendio a fine mese.

Posa in opera

Se l’emergenza ha bloccato la possibilità di eseguire la posa in opera, puoi fare le stesse attività che hai fatto per la produzione, ovvero ottimizzare tutto il processo di posa in opera.

Parti sempre descrivendo quello che già fai, pensa ad un modo come migliorarlo e crea le procedure per ogni cosa: Da come/quando/in che modo contattare il cliente per organizzare la posa, alla fase finale con il verbale di collaudo.

Pensa a cosa ti dicono i tuoi posatori, quali sono i problemi che incontrano più frequentemente? Mettili in relazione con gli obiettivi che ti sei dato e agisci di conseguenza.

Puoi anche ripensare al layout dei furgoni che utilizzi per la posa. Ce ne sono mille di cose importanti e non urgenti da fare, basta fare un po’ di chiarezza e non farsi prendere dalle emozioni negative.

Finito tutto? Bene, ora organizza la formazione della posa in opera. Puoi fare formazione sia sulla parte teorica, ad esempio sul metodo dei tre livelli che su quella pratica in cantiere.

Colleghi non concorrenti

In emergenza è bello confrontarsi con colleghi, su come stanno affrontando la situazione. Chiedere e fornire consigli a vicenda.

Probabilmente stai pensando che c’è troppa concorrenza e tutti i concorrenti sono sleali. Nel nostro settore, come in molti altri, c’è tanta concorrenza è vero, ma sta a noi creare dei rapporti con i nostri colleghi. Non può essere sempre colpa “degli altri” è troppo facile ragionare così.

Io sono fortunato, ho tantissimi colleghi con cui vado d’accordo e con i quali ci scambiamo consigli e spunti continuamente. A dire il vero non è fortuna, perchè un imprenditore sa che la fortuna la si cerca non la si trova per caso. Ad ogni occasione, che sia un corso di formazione, un meeting o qualsiasi altra attività, puoi iniziare a costruire delle relazioni con i tuoi colleghi.

Cosa c’è di più bello che parlare di serramenti tra serramentisti per chi fa il proprio lavoro con passione? Le nostre mogli/mariti non possono capire, ma per noi è bellissimo.

Troverai sempre quel serramentista con il quale è impossibile instaurare un rapporto perchè concentrato solo sul business, ma ti posso assicurare che ne troverai molti di più di quelli aperti alle relazioni e ad aiutarti con un buon consiglio in caso di bisogno. Come faccio a dirlo? Ne ho le prove personalmente. Fatto 100 dei serramentisti e rivenditori che conosco, meno di un 10% sono quelli con cui nemmeno ci si saluta e ci si scontra, considera che ne conosco veramente tanti!

Perché fare tutte queste attività?

Potresti pensare: <<tanto non posso farci niente>> e stare a casa seduto sul divano con lo sguardo basso e lamentarti della situazione senza ottenere nessun miglioramento, ma peggiorando la situazione già di per sè critica.

Oppure potresti seguire i miei consigli e quando l’emergenza finirà, perché finirà, puoi starne certo di questo, quando finirà avrai dei nuovi e potenti asset che ti renderanno più efficiente e più produttivo.

Inoltre otterrai altri effetti molto importanti, avrai chiarezza mentale del tuo business. Avrai tolto qualche mela marcia, e creato una squadra di persone più affiatata e che guarda nella stessa direzione.

In ultimo, avrai passato l’emergenza senza quei sentimenti ed emozioni negative perchè sei concentrato a lavorare, a fare tutte quelle cose importantissime ma non urgenti che abbiamo visto essere fondamentali.

Ciao e al prossimo articolo!

William Bisacchi

Articolo pubblicato sulla rivista Showroom Porte & Finestre  di aprile/maggio 2020